Vielfach werden Begriffe verwendet, ohne dass Klarheit besteht, was damit gemeint ist. Nur wenn alle Beteiligten (Führungskräfte, Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Behörden, …..) unter den verwendeten Begriffen das gleiche verstehen, ist eine konstruktive Zusammenarbeit möglich.

Was ist ein Management-System ?

Das Management regelt die Organisationsstruktur, die Verantwortlichkeiten und beschreibt verbindlich, wie in Unternehmen gearbeitet wird. Diese Vorgaben sind allen Mitarbeitern zugänglich.

Was ist ein integriertes Management-System ?

Viele Firmen haben historisch bedingt mehrere Mgmt-Systeme, zum Beispiel eines für Qualität, eines für die Umweltbelange, eines für die Arbeitssicherheit, eines betreffend Informationssicherheit, eines für Compliance, usw.
Wenn die Vorgaben für alle diese Teilbereiche in einem einzigen, nach einheitlichen Grundsätzen gestalteten System enthalten sind, spricht man von einem integrierten Mgmt-System.

Welchen Nutzen bietet ein Management-System ?

• Die „Spielregeln“ (Wie funktioniert unser Unternehmen?) sind für alle sichtbar festgehalten -> weniger Ärger, -> höhere Profitabilität
• Klarheit (denn nur ein zu Ende gedachter Gedanke kann auch dokumentiert werden) und Transparenz: Alle reden vom Gleichen, für alle gilt das Gleiche. -> Bessere Identifikation mit dem Unternehmen.
• Zwang zu entscheiden und sich festzulegen -> ’ewige Baustellen’ werden saniert.
• Klärung von Schnittstellen, insbesondere auch zu den Tochter- oder Partner-Firmen.
• Identifizieren und Schliessen der Regelkreise als Basis zur Performance-Messung und Performance-Steigerung.
• Voraussetzung zur systematischen Identifizierung von Synergie- und Verbesserungs-Potentialen.
• Grundlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
• Erleichterung der Eingliederung von neuen Organisations-Einheiten ( z.B. Akquisitionen ).
• Grundlage, um bei Unklarheiten bezüglich Abläufen, Schnittstellen, Strukturen und Verantwortlichkeiten rasch gute Entscheide zu fällen.

Was ist eine Zertifizierung eines Management-Systems ?

Eine offizielle Stelle (eine ’akkreditierte’ d.h. offiziell dazu befugte Organisation) prüft das Unternehmen, ob das Mgmt-System die durch die einschlägige Norm festgelegten Anforderungen
erfüllt und ob das Unternehmen ’das System auch lebt’ (d.h. ob die selbst auferlegten Regeln in der Praxis auch eingehalten werden).

Worin besteht der Nutzen einer Zertifizierung eines Management-Systems ?

• Voraussetzung für Produkt-Zulassungen in reglementierten Bereichen. (Medizinprodukte, Sicherheits-Produkte und viele weitere technische Produkte)
• Konkrete Forderung einzelner Kunden (v.a. grosse Kunden im öffentlichen Bereich).
• Die regelmässig stattfindenden Audits wirken als sanfter, selbstauferlegter Druck, “das Haus in Ordnung zu halten“.
• Katalysator (um gewisse Dinge endlich zu tun, um Dauerbrenner Themen abzuschliessen).
• Unterstützung der Unternehmensentwicklung & Input aus Sicht eines neutralen Experten & Mittel, um den Fokus gezielt auf ausgewählte Baustellen zu legen.